Pengertian Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya
mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan;
alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai
alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka
nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.
Fungsi Surat Menyurat
1. Sebagai alat komunikasi
Dalam hal ini surat dapat berfungsi
untuk menyampaikan informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan usulan, dan
sejenisnya.
2. Sebagai wakil penulis
Pada fungsi ini surat dapat mewakili
keinginan penulis, sehingga penulis tidak perlu bersusah payah untuk
bertemu dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan
dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut.
3. Sebagai alat bukti historis
Surat merupakan wujud kegiatan
berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya
ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian
atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau
sesuatu hal pada masa yang lampau.
4. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja
Sebagai wujud tertulis, surat dapat
berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang
dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan
sebagainya
5. Sebagai alat pengingat
Surat dapat disimpan dan diamankan,
sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap
pesan surat. Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang
diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan
suatu masalah atau pekerjaan
6. Sebagai alat bukti tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai bukti
tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau
kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian,
surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya
7. Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat
tenaga
Surat dapat dijadikan medai hantar
informasi yang tidak terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak
menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.
Syarat-Syarat Surat Yang Baik
Surat
dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan
kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan
tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan.
Hal-hal tersebut antara lain:
1. Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah
dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat
yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
2. Benar
Benar disini berarti: isi dari surat
tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta
menggunakan kosa kata yang baku.
3. Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan
bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
4. Singkat/tidak terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan berarti
penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang
efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
5. Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan
tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
6. Menarik
Menarik disini bukan berarti harus
menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi,
kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang
dan dibaca.
Bahasa Surat
Yang
dimaksud dengan bahasa surat di sini ialah bahasa yang kita gunakan dalam surat
kita, terutama bahasa dalam bagian inti surat itu.Bahasa yang digunakan harus
tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku baik struktur kata dan kalimat,
maupun penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea/paragraf, dan sebagainya.
Pada alinea
pembuka yang merupakan pengantar isi surat, penulis surat biasanya menggunakan
kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan dengan maksud surat itu. Misalnya,
memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu, meminta sesuatu, membalas surat
atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.
Beberapa
contoh kalimat pembuka:
-
Dengan surat
ini kami beritahukan kepada Saudara…
-
Dengan ini
kami mohon bantuan Saudara untuk…
-
Bersama ini
kami kirimkan kepada Bapak…
-
Seiring
dengan surat ini kami kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
-
Membalas
surat Ibu tanggal…
-
Menjawab
pertanyaan Anda dalam surat Anda…
-
Memenuhi
pesanan Tuan dengan surat tanggal… nomor…
-
Menyusul
surat kami tanggal…, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
-
Dengan
sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
Kesalahan
yang boleh dikatakan sudah menjadi suatu salah kaprah dalam surat-menyurat
ialah penggunaan kalimat pembuka: Bersama ini kami kabarkan bahwa…, atau
Bersama surat ini saya beri tahukan kepada Saudara bahwa…
Ungkapan
bersama ini mengandung arti ‘seiring dengan ini’, sedangkan kabar atau berita
yang disampaikan itu tidak seiring dengan surat itu, tetapi ada di dalam surat
itu. Oleh karena itu, bukan kata bersama ini yang hendaknya dipakai di situ,
melainkan katadengan ini atau dengan surat ini.
Mungkin
karena pengaruh bahasa Belanda atau Inggris kita juga menulis kalimat pembuka:
Menjawab surat Saudara… padahal yang dijawab bukan surat, melainkan pertanyaan
yang ada di dalam surat yang diterima. Dalam bahasa Indonesia, lebih tepat bila
kita mengatakan/menulis: Membalas surat Saudara tanggal… atauMenjawab
pertanyaan Saudara dalam surat tanggal…
Kalimat
pembuka yang dimulai dengan kata berhubung saja juga tidak tepat karena
ungkapan yang seharusnya digunakan ialah berhubung dengan. Misalnya, berhubung
dengan kesehatan saya hari ini agak terganggu… Boleh juga kita mulai kalimat
itu bukan dengan ungkapan berhubung dengan, melainkan dengan kata karena: Karena kesehatan saya hari ini… dan
seterusnya.
Ungkapan
berhubung dengan menyatakan hubungan pertalian, sedangkan kata karena dipakai
untuk menyatakan sebab-akibat. Jadi ada perbedaannya: kata karena tidak dapat
diganti dengan kata berhubung. Ungkapan lain menyatakan hubungan pertalian
ialah:bertalian dengan, berhubungan dengan, sehubungan dengan, berkenaan
dengan, sejalan dengan.
Kalimat
penutup surat juga disesuaikan dengan isi surat kita. Pada umumnya, pada akhir
surat kita, kita menyampaikan terima kasih kepada orang yang kita kirimi surat
itu oleh karena bantuannya, perhatiannya, kerja sama yang ditunjukkannya, dan
sebagainya. Kalimat penutup ini haruslah kita tempatkan pada alinea khusus yaitu
alinea penutup, jangan disambungkan saja pada bagian isi surat sesungguhnya.
Beberapa
contoh kalimat penutup:
-
Atas bantuan
Saudara, kami mengucapkan banyak terimakasih.
-
Kami akhiri
surat kami dengan ucapan terima kasih atas perhatian serta kerja sama Saudara
yang baik.
-
Sekianlah
laporan kami, mudah-mudahan beroleh tanggapan dan perhatian Bapak.
-
Semoga
laporan kami ini dapat membantu Bapak. Terima kasih kami ucapkan atas perhatian
Bapak.
Bagian-bagian Surat
1.
Kepala surat : Bagian surat yang menunjukan ciri
khas suatu badan usaha,perusahaan,atau kantor. kepala surat(kop surat) terletak
di bagian paling atas surat.
2.
Tanggal surat : Dimana penulisannya menggunakan
huruf untuk bulan,sedangkan untuk tanggal dan tahun menggunakan angka
arab dan tidak boleh disingkat.
3.
Nomor surat : Digunakan untuk surat-surat yang sifatnya
resmi dan dinas.
4.
Lampiran : Sesuatu yang melengkapi sebuah surat
yang berisi keterangan berhubungan dengan surat dan
diikutsertakan dalam pengiriman.
5.
Perihal/hal surat : Bagian surat yang digunakan
sebagai petunjuk mengenai masalah pokok surat.
6.
Alamat : Meliputi alamat luar pada sampul dan
alamat dalam pada surat.
7.
Salam pembuka :Bagian surat yang berisi kalimat untuk
membuka suatu pembicaraan dalam surat.
8.
Isi surat : Pembicaraan inti dalam surat
9.
Salam penutup : Bagian surat yang menandakan bahwa
surat telah berakhir.
10.
Nama perusahaan/jabatan :Dimana nama perusahaan
digunakan untuk surat niaga,sedangkan nama jabatan digunakan untuk surat
dinas.
11.
Tanda tangan :Digunakan untuk mengetahui siapa
yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut.
12.
Nama terang : Nama jelas orang yang betanggung jawab
terhadap surat /nama orang yang menandatangani surat.
13.
Nama jabatan/NIP : Digunakan dalam surat
niaga,sedangkan nip digunakan dalam surat dinas pemerintah.
14.
Tembusan : Surat yang dibuat dengan tindasan karbon
yang dapat dikirim kepada orang- orang yang
ada hubungan dengan surat tersebut.
15. Inisial : Singkatan nama pengonsep dan
pengetik surat tersebut.
CONTOH SURAT
PERMOHONAN
Mojokerto,
22 April 2014
No :
05/IV/2012
Hal :
Permohonan Izin Penyelenggaraan Kegiatan
Lampiran : -
Kepada Yth,
Ketua RW 003
di-
Tempat
Dengan
hormat,
Dalam rangka
merayakan Hari Kemerdekaan Indonesia (HUT RI), maka kami sebagai pengurus
Karang Taruna RW 003 bermaksud untuk mengadakan kegiatan pertandingan
sepakbola antara RW 04 dan RW 04, pada :
Hari :
Minggu
Tanggal : 11
Agustus 2013
Waktu :
15.00 WIB - Selesai
Tempat :
Lapangan sepakbola RW 03
Guna
menyukseskan acara tersebut, kami selaku panitia meminta izin dan persetujuan
untuk menggunakan lapangan sepakbola RW 003, sehingga acara tersebut dapat
berjalan dengan lancar sebagaimana mestinya.
Demikian
surat ini kami buat, atas perhatian dan izin yang diberikan kami sampaikan
banyak terima kasih.
Ketua Karang
Taruna RW 003
Tantowi
Yahya
Tidak ada komentar:
Posting Komentar